DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA EL RECIBO Y DESPACHO

A continuación encontramos sus definiciones:

COTIZACIÓN

  

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El termino suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de los productos o servicios. 

ORDEN DE PEDIDOS

El pedido es la orden de compra formal, dirigida a un proveedor en particular. CIO maneja todos los detalles - el precio, IVA, cualquier descuento, forma de pago, fecha de entrega requerida, etc. El pedido puede ser basado en una o más ordenes de requisición. Una vez creado el pedido, CIO ya sabe esperar una facturación correspondiente, que puede ser controlado contra el valor del pedido total, o contra el valor de los materiales realmente recibidos (cuando hay entregas parciales por ejemplo).

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega.

REMISIÓN (albarán)

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente mente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

FACTURA

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado.

LISTA DE EMPAQUE (PACKING LIST)

Es el documento en el cual los artículos embalados se encuentren detallados por bultos, con la respectiva indicación de las unidades contenidas en cada uno y, su contenido, es comparado con el de otros documentos como la factura comercial y el conocimiento de embarque. El formato del formulario que presentamos es un formato típico, pudiendo, cada empresa tener su propio formato.

REGISTRO TARJA

Las tarjas son documentos cuyo principal propósito es poder registrar el estado de la carga en el instante en que esta es transferida desde o hacia la nave, consolidada o desconsolidada, recepcionada o entregada en patio, o cuando entra o sale de los recintos portuarios.  

En este documento de tarja se deja constancia de los datos de identificación, origen, destino, nave que los transporta, número de viaje de ésta y puerto en que se realiza el registro. 

Este proceso documental de tarja se realiza para verificar el estado en que la carga llega al recinto portuario, tanto en el proceso de importación o exportación, de acuerdo a los datos anotados en el puerto de embarque en caso de descarga; en tanto que en el caso de embarque, este documento lo completará el tarja del puerto de destino, en función de lo anotado por el tarja del puerto de despacho. 

El trabajador portuario, tarjador, es el encargado de emitir el documento de tarja. Este funcionario debe ser claro y preciso en su registro.

REMESA (TRANSPORTE)

Documento donde se encuentran estipulados de acuerdo al Código del Comercio artículo 1010 referente a las especificaciones establecidas en el contrato de transporte y las condiciones generales del mismo.

Este documento se expedirá, por lo menos en dos ejemplares; uno de estos, firmado por el transportador y deberá ser entregado al destinatario.

KARDEX 

El kardex es un documento comercial para tener control de la mercancía, tanto la que entra como la que sale, Kardex es una hoja de trabajo, para control de inventarios. Los sistemas mas utilizados son el permanente y el periódico, para el permanente existe (comúnmente) dos métodos de evaluacion del mismo que es el PEPS o UEPS, para el sistema periodico, significa que se lleva el inventario por conteo fisico que se hacen periodicamente, puede ser cada mes, dos meses, tres, seis, según requerimiento de la empresa.

REQUISICIONES

La requisición es un documento creado por funcionarios en la obra, solicitando el suministro de materiales o equipos para la obra. El departamento o persona responsable para compras recibe las requisiciones en su lista de requisiciones pendientes y organiza las compras a los proveedores.

NOTA DÉBITO Y CRÉDITO

Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

NOTA DÉBITO

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

 

NOTA CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta                 

NOTA DE ABONO

Una nota de abono es un documento comercial de utilidad contable, que se utiliza cuando es necesario realizar algún ajuste a la cantidad que una persona ha pagado en una transacción comercial. Estos ajustes pueden deberse a algún error en la facturación o una promoción realizada a algún cliente especial. La nota de abono únicamente se elabora cuando ya se ha emitido la factura correspondiente a la transacción realizada. Otra de las causas por las que se genera una nota de abono es cuando existe una devolución total o parcial de las mercancías amparadas en una factura. Contablemente la nota de abono se registra en las cuentas de devoluciones y puede aplicarse una devolución del dinero, el cambio de mercancía por otra igual o la adquisición de nueva mercancía que ampare el monto establecido en la nota de abono. Mediante el registro de este documento es posible justificar la no entrada de dinero en las cuentas de banco.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y PROCESOS

En adición al manejo mecánico de los documentos que tiene CIO, hay una cantidad de opciones que permite lograr un control verdadero sobre los procesos y la digitación de datos, que puede ser el punto más vulnerable de cualquier software.

En CIO, se puede controlar exactamente quien tiene acceso a cada parte del programa y con que nivel de acceso, y también como pueden ejecutar los procesos. Por ejemplo, en la configuración del almacén, puede evitar que cualquier usuario borra documentos (solamente pueden anularlos, dejando así un rastro claro). O puede definir unos parámetros muy precisos sobre los precios de compra permitidos en las compras de materiales.

Así es posible con CIO lograr no solo un registro sencillo de información, pero un control verdadero de procesos.

ENTRADAS

Con la entrada, registramos la llegada de materiales al almacén. Entradas pueden ser de diferentes tipos:

Llegada parcial o total de materiales de un pedido para guardar en el almacén para su uso posterior en la obra.

Llegada de materiales enviados desde otro almacén, o de un almacén central de la empresa.

Llegada de materiales para consumo inmediato, como es el caso de concreto por ejemplo, en cual caso CIO tiene una opción especial para simplificar su manejo.

En todo caso, con la entrada CIO automáticamente ajusta la cantidad y valor del stock del almacén, y afecta el balance de materiales pendientes por recibir o pedir en el futuro.

 

SALIDAS O CONSUMOS DE OBRA

El último documento es la salida del material del almacén. Normalmente esta salida va a ser hacía la obra en la forma de un consumo. En este caso, CIO va a controlar exactamente donde se gasta el material (solo puede ser en actividades aprobadas y hasta la cantidad permitida), y el valor. La valorización de consumos puede ser con FIFO (el primero que entra es el primero que sale) o utilizando un valor promedio ponderado (tomando un valor promedio de las existencias en el almacén).

Cuando el material es entregado a un subcontratista (por ejemplo al mampostero suministrando la mano de obra), se puede registrar este hecho para luego producir reportes de materiales utilizados por cada subcontratista.

También materiales pueden salir del almacén para entrega a otras obras - en este caso CIO crea el documento de salida del almacén de origen, y la entrada en el almacén destino en un solo proceso, transfiriendo el valor correspondiente también. Esta capacidad puede ser extendida hasta el punto de manejar un almacén centralizado donde se compra y guarda todos los materiales que utiliza la empresa, para luego ser despachados a cada obra.