TIPOS DE INVENTARIO

INVENTARIO

El inventario se define como el registro documental de lo bienes y demás cosas pertenecientes a  una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.

En una entidad o empresa, es la relación ordenada de bienes existencias, a una fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías en un almacén. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario. 

INVENTARIOS PUNTUALES

El inventario puntual se le llama al control físico del producto  comparado con el registro computarizado o el plasmado en documento kardex, es uno de los más tradicionales y se realiza una vez por año.

Se hace un conteo de ítem por ítem y se compara con los datos impresos en el documento o la muestra kardex y si existe alguna diferencia se anota cuidadosamente para luego ser analizado por la persona encargada

CASO

En un taller de costura hay 10 busos en el registro de inventario y hacen faltan 2 en el almacén Diseños S.A

SOLUCIÓN

Para solucionar el inconveniente vamos a verificar en los documentos cuando ingresaron los productos al almacén diseños S.A.

Para ello tenemos en cuenta fecha de ingreso de los productos, la salida de los productos, lo que quedo en bodega, asi, mismo verificamos tallas, referencias y colores de los busos para hacer la respectiva comparación  de la salida e ingreso de estos productos verificando las muestras físicas y los datos que se encuentran en los documentos de control de inventarios y los documentos de la venta de productos

Analizar los procedimientos para el control de materiales y el procedimiento que se realizó en el manejo de los productos.

INVENTARIOS EN CUARENTENA

Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros. La cuarentena designaba el estatuto de los barcos, procedentes de países dudosamente sanitarios, que debían permanecer cuarenta días en la ensenada del puerto de destino, este plazo permitía comprobar que no se produciría ninguna epidemia entre la tripulación o los pasajeros. Hoy la cuarentena corresponde al tiempo necesario para efectuar los controles que, permiten decidir si un producto es o no utilizable. Este tipo de exigencias es frecuente en productos farmacéuticos y agroalimentarios, y en un plano más general en aquellas empresas que realizan controles de calidad sobre sus materias primas. Los productos o materias primas en cuarentena, aunque físicamente están en el almacén están congelados, y es en esta fase donde deberemos definir los productos o materias primas que deben someterse a cuarentena, el tiempo que tardan en realizarse los controles y definir los accesos y personas que pueden acceder a ellos.

Sirve como ejemplo todo producto comestible o que necesita de un periodo de tiempo para luego disponer del como los quesos o algunos licores.

INVENTARIOS EN CONSIGNACIÓN

Cuando el producto o la mercancía es entregada al almacén para ser vendida pero todavía le pertenece a los proveedores.

 Ejemplo: un almacén de jeans pide “n” cantidad de estos mismos al proveedor y si sobró cierta cantidad de estos se le es devuelta o solo se sabe que todavía le pertenece al proveedor.

También sucede con la compra de cervezas o licores para venderlos en una fiesta u otro lugar, aquí se vende la mercancía y la que sobre se le es devuelta al proveedor o ya se sabe que aún le pertenece.

INVENTARIO DE SEGURIDAD

  

Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Cantidad mínima de existencias que una empresa tiene para cubrir necesidades en caso de que falle el aprovisionamiento.
Inventario de seguridad, denominado también "colchón de seguridad es el que se mantiene para compensar los riesgos de paros no planeados de la producción o incrementos inesperados en la demanda de los clientes.
La determinación del tamaño más apropiado para el colchón de seguridad incluye un Equilibrio entre el Costo de quedar probablemente sin existencias, y el Costo de mantener un colchón de seguridad suficiente, como para evitar esta probabilidad.
Si todo fuera seguro, los inventarios de seguridad no tendrían razón de ser, sin embargo, en la realidad es normal que exista una variabilidad de la demanda y por lo tanto, es necesario recurrir a los inventarios de seguridad si se desean satisfacer los objetivos de servicios.
Los inventarios de seguridad en proceso dan protección contra rupturas de máquina, empleados enfermos y casos similares y en el caso de productos terminados finales nos resguardan contra las demandas imprevistas de clientes o fallas en la producción. 

INVENTARIO EN LINEA

Una solución de toma de pedidos a través de dispositivos móviles o por Internet que permite mayor rapidez en la atención, respaldados por inventarios y precios en tiempo real.

Usted es el líder en distribución del mercado.
Cuenta con varios representantes de ventas y distribuidores.
La visión de Usted es ser un aliado para sus clientes y asociados en el mercado. Su misión es proveer un servicio excelente a la cadena de distribución, creando valor para sus aliados.
La fuerza de ventas de Usted, se encuentra movilizándose permanentemente para tomar pedidos, por lo que el acceso a información en tiempo real resulta estratégico para poder cubrirlos de manera rápida y efectiva. Workflow implementó una solución de toma de pedidos a través de dispositivos móviles que permite mayor rapidez en la atención de los pedidos, respaldados por inventarios y precios en tiempo real en el mismo local del cliente.
El mercado se encuentra en una fuerte recesión, por lo que la des intermediación, eficiencia y manejo de alianzas son factores clave para la industria.
La competencia es bastante agresiva, por lo que la exactitud y rapidez de las órdenes son factores críticos del negocio.
Los clientes a veces emiten órdenes a varios proveedores, siendo el primero en responder el que obtiene el negocio. Usted necesita una solución para administrar la entrada de pedidos para poder manejar este requerimiento.
Con la solución de Workflow de toma de pedidos a través de dispositivos móviles (Workpads), la fuerza de ventas de Usted podrá poner órdenes en línea directamente en el sistema, revisando a la vez la cuenta del cliente, el inventario e información de precios.
La solución creada por Workflow consiste en crear un sitio que se carga en el dispositivo móvil (PDA: WorkPad, PalmPilot, teléfono móvil de 5° generación ó una computadora) y que le permite al vendedor ver los saldos de sus clientes en línea, niveles de inventarios en línea y colocar órdenes en tiempo real, conectándose a través de Internet.
La colocación de órdenes de compra se reducirá de días a minutos con el subsecuente incremento de la rentabilidad. Los errores en éstas también se reducirán, incrementando la satisfacción al cliente y mejorando la relación con ellos.
Los clientes reciben promesas de entrega sobre la base de información de inventario en tiempo real. Los precios también se dan en tiempo real, pudiendo manejar ofertas especiales en el momento. El representante de ventas tiene mayor información del cliente, mejorando el servicio y la relación con él. Las cuentas se actualizan en tiempo real por lo que se pueden incluir operaciones último minuto.

En qué consiste:
La solución consiste en el desarrollo de una aplicación personalizada.

Administración
Opciones de Productos y Categorías.
Opciones de Entrega. 
Características Generales. 
Observaciones.

Administración.

Control Panel en línea completo para un manejo sencillo.

Área de administración protegido con contraseña.

Proceso simple y sencillo para “agregar/modificar/borrar” productos y categorías.

Visualización en línea de pedidos u órdenes de compras por fecha.

Visualización de ventas de los afiliados.

Inventario de productos descargable y en línea.

Opciones de Productos y Categorías.

Flexibilidad en la jerarquía de categorías: Categoría> Subcategoria> Producto o solamente Categoría> Producto.

Una página de detalle extra para brindar a los usuarios mayor información sobre el producto que está adquiriendo con opciones de formatos de páginas.

Aplicar descuentos en productos o categorías dependiendo del monto total de la transacción. (Descuento por volumen de compra).

Especificar el número de productos a mostrar por página.

Puede mostrar los productos por precio, ID o en orden alfabético.

Productos con opciones de selección: color, tamaño, etc. Con diferentes precios mostrados en tiempo real.

Permitir a los clientes escribir sus requerimientos para un producto en particular.

Opción de mostrar el botón de “comprar ahora” o “fuera de inventario” de un producto.

Opción de mantener el producto en su inventario sin mostrarlo en la tienda.

Opciones múltiples para el manejo de los inventarios en línea.

Opción de mostrar una lista de precios.

Opciones de Entrega. 
1. Determinar el precio de transporte según el peso y la zona.
2. Precio de transporte estándar.
3. Cargos globales por “handling” (empaque, aduanas, etc.).

Características Generales. 
1. Integración de una página de búsqueda de producto.
2. Número de Productos, ilimitado.

Observaciones.

Todo esto integrado con sus sistemas de control de inventarios actual en cualquier base de datos.

INVENTARIO INICIAL

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Perdidas directamente.

INVENTARIO FINAL

Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

MAQUETA

DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA EL RECIBO Y DESPACHO

A continuación encontramos sus definiciones:

COTIZACIÓN

  

Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El termino suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de los productos o servicios. 

ORDEN DE PEDIDOS

El pedido es la orden de compra formal, dirigida a un proveedor en particular. CIO maneja todos los detalles - el precio, IVA, cualquier descuento, forma de pago, fecha de entrega requerida, etc. El pedido puede ser basado en una o más ordenes de requisición. Una vez creado el pedido, CIO ya sabe esperar una facturación correspondiente, que puede ser controlado contra el valor del pedido total, o contra el valor de los materiales realmente recibidos (cuando hay entregas parciales por ejemplo).

ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra es un documento que se expide a un vendedor por parte de un comprador y que contiene los detalles de la compra, como el tema, la cantidad, el precio y fecha de entrega.

REMISIÓN (albarán)

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyente mente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

FACTURA

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes poseídos por una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo.

Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado.

LISTA DE EMPAQUE (PACKING LIST)

Es el documento en el cual los artículos embalados se encuentren detallados por bultos, con la respectiva indicación de las unidades contenidas en cada uno y, su contenido, es comparado con el de otros documentos como la factura comercial y el conocimiento de embarque. El formato del formulario que presentamos es un formato típico, pudiendo, cada empresa tener su propio formato.

REGISTRO TARJA

Las tarjas son documentos cuyo principal propósito es poder registrar el estado de la carga en el instante en que esta es transferida desde o hacia la nave, consolidada o desconsolidada, recepcionada o entregada en patio, o cuando entra o sale de los recintos portuarios.  

En este documento de tarja se deja constancia de los datos de identificación, origen, destino, nave que los transporta, número de viaje de ésta y puerto en que se realiza el registro. 

Este proceso documental de tarja se realiza para verificar el estado en que la carga llega al recinto portuario, tanto en el proceso de importación o exportación, de acuerdo a los datos anotados en el puerto de embarque en caso de descarga; en tanto que en el caso de embarque, este documento lo completará el tarja del puerto de destino, en función de lo anotado por el tarja del puerto de despacho. 

El trabajador portuario, tarjador, es el encargado de emitir el documento de tarja. Este funcionario debe ser claro y preciso en su registro.

REMESA (TRANSPORTE)

Documento donde se encuentran estipulados de acuerdo al Código del Comercio artículo 1010 referente a las especificaciones establecidas en el contrato de transporte y las condiciones generales del mismo.

Este documento se expedirá, por lo menos en dos ejemplares; uno de estos, firmado por el transportador y deberá ser entregado al destinatario.

KARDEX 

El kardex es un documento comercial para tener control de la mercancía, tanto la que entra como la que sale, Kardex es una hoja de trabajo, para control de inventarios. Los sistemas mas utilizados son el permanente y el periódico, para el permanente existe (comúnmente) dos métodos de evaluacion del mismo que es el PEPS o UEPS, para el sistema periodico, significa que se lleva el inventario por conteo fisico que se hacen periodicamente, puede ser cada mes, dos meses, tres, seis, según requerimiento de la empresa.

REQUISICIONES

La requisición es un documento creado por funcionarios en la obra, solicitando el suministro de materiales o equipos para la obra. El departamento o persona responsable para compras recibe las requisiciones en su lista de requisiciones pendientes y organiza las compras a los proveedores.

NOTA DÉBITO Y CRÉDITO

Las notas débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

NOTA DÉBITO

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

 

NOTA CRÉDITO

Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta                 

NOTA DE ABONO

Una nota de abono es un documento comercial de utilidad contable, que se utiliza cuando es necesario realizar algún ajuste a la cantidad que una persona ha pagado en una transacción comercial. Estos ajustes pueden deberse a algún error en la facturación o una promoción realizada a algún cliente especial. La nota de abono únicamente se elabora cuando ya se ha emitido la factura correspondiente a la transacción realizada. Otra de las causas por las que se genera una nota de abono es cuando existe una devolución total o parcial de las mercancías amparadas en una factura. Contablemente la nota de abono se registra en las cuentas de devoluciones y puede aplicarse una devolución del dinero, el cambio de mercancía por otra igual o la adquisición de nueva mercancía que ampare el monto establecido en la nota de abono. Mediante el registro de este documento es posible justificar la no entrada de dinero en las cuentas de banco.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y PROCESOS

En adición al manejo mecánico de los documentos que tiene CIO, hay una cantidad de opciones que permite lograr un control verdadero sobre los procesos y la digitación de datos, que puede ser el punto más vulnerable de cualquier software.

En CIO, se puede controlar exactamente quien tiene acceso a cada parte del programa y con que nivel de acceso, y también como pueden ejecutar los procesos. Por ejemplo, en la configuración del almacén, puede evitar que cualquier usuario borra documentos (solamente pueden anularlos, dejando así un rastro claro). O puede definir unos parámetros muy precisos sobre los precios de compra permitidos en las compras de materiales.

Así es posible con CIO lograr no solo un registro sencillo de información, pero un control verdadero de procesos.

ENTRADAS

Con la entrada, registramos la llegada de materiales al almacén. Entradas pueden ser de diferentes tipos:

Llegada parcial o total de materiales de un pedido para guardar en el almacén para su uso posterior en la obra.

Llegada de materiales enviados desde otro almacén, o de un almacén central de la empresa.

Llegada de materiales para consumo inmediato, como es el caso de concreto por ejemplo, en cual caso CIO tiene una opción especial para simplificar su manejo.

En todo caso, con la entrada CIO automáticamente ajusta la cantidad y valor del stock del almacén, y afecta el balance de materiales pendientes por recibir o pedir en el futuro.

 

SALIDAS O CONSUMOS DE OBRA

El último documento es la salida del material del almacén. Normalmente esta salida va a ser hacía la obra en la forma de un consumo. En este caso, CIO va a controlar exactamente donde se gasta el material (solo puede ser en actividades aprobadas y hasta la cantidad permitida), y el valor. La valorización de consumos puede ser con FIFO (el primero que entra es el primero que sale) o utilizando un valor promedio ponderado (tomando un valor promedio de las existencias en el almacén).

Cuando el material es entregado a un subcontratista (por ejemplo al mampostero suministrando la mano de obra), se puede registrar este hecho para luego producir reportes de materiales utilizados por cada subcontratista.

También materiales pueden salir del almacén para entrega a otras obras - en este caso CIO crea el documento de salida del almacén de origen, y la entrada en el almacén destino en un solo proceso, transfiriendo el valor correspondiente también. Esta capacidad puede ser extendida hasta el punto de manejar un almacén centralizado donde se compra y guarda todos los materiales que utiliza la empresa, para luego ser despachados a cada obra.

MAPA CONCEPTUAL DOCUMENTACION